--- É VOCÊ QUE VAI FAZER? COMO ORGANIZAR O ANIVERSÁRIO! ---

--- by Festa X DECOR ---

É FESTA!

Legal! mas ainda não começou, você tem que preparar ainda. Este preparar ainda pode parecer pequeno, mas é complexo. São tantos detalhes, que não sabemos por onde começar. Bom, para facilitar a sua vida, você pode contratar um casa de festas ou uma empresa organizadora de eventos ou para complicar a sua vida e ser o mais próximo do que você queria e você ficar feliz e cansada ao término do evento, FAÇA VOCÊ MESMA! YES! MAKE IT BY YOURSELF! Em inglês fica menos cansativo e mais alegre.

A principal e melhor regra: ORGANIZAÇÃO.

A segunda e melhor regra: PLANEJAMENTO.

Antes de você se preocupar com o orçamento, você precisa de tempo para se organizar e planejar, este tempo necessário com certeza vai influir nas suas escolhas, idéias e nas contas a pagar. O tempo a ser gasto é proporcional ao tamanho, complexidade e importância do aniversário. A proporção entre eles é direta e pode se aplicar esta mesma proporção ao valor do seu orçamento.

Pelo menos para mim, o tempo mínimo necessário à organização de uma aniversário bem planejado são quatro meses; caso haja a previsão da contração de buffet, pelo menos 6 meses para uma escolha tranquilha e sem arrependimentos. Neste tipo de aniversário não estão inclusas as festas em que se liga para o convidado e se diz a ele que vai ter que levar bebida e ou comida ou pior, chama para o aniversário que vai ser num restaurante, MAS CADA UM PAGA A SUA CONTA. Observação (leia a segunda dica): caso seja você quem irá fazer os enfeites para decorar, os centros de mesa e as lembrancinhas, reserve pelo menos quatro meses (leve em consideração os imprevistos seus e de sua família).

Algumas planilhas que serão úteis para a organização e decoração:

1. planilha de contas a pagar e pagas - coloque a descrição, o profissional, valores pagos e a pagar, as formas e os prazos de pagamento;
2. planilha de convidados, convites e lembrancinhas - número do convite, nome do convidado, quantidade de homens, mulheres (inclusive babá), menino, menina, descrição da lembrancinha. PLANILHA: número convite, homem, mulher, menino, menina, lemb. animação menino, lemb. anim. menina, lemb. saída menina, lemb. saída menina. Em caso de lembrancinhas para idades e ou sexo diferentes, acrescente na planilha;
3. planilha de decoração do salão descrição - mesa bolo, mesa bolo acessória, mesa frios, mesa convidados, cadeira convidados, local das lembrancinhas, decoração bar, mesa de som, ambiente infantil;
4. planilha de descrição de cada enfeite e arranjo e onde será colocado;
5. planilha de convites, tags lembrancinhas, tags doces, adesivos separados por tamanho.

Hoje em dia, com o aumento do custo de vida e se você é econômica ou não pode gastar ou quer gastar mas tem um limite no seu orçamento. A primeira dica é determine um valor total de orçamento. Mas se você não tem limite no orçamento, VÁ SER FELIZ E REALIZE! O valor total de orçamento é o valor total ou o somatório dos subtotais. Resumindo: se você não é detalhista, determine um valor único (valor total de orçamento); se você é detalhista, determine um valor para cada item da sua festa (cada valor será um subtotal). A desvantagem do orçamento geral é se perder em determinado gasto e acabar gastando demais e faltar dinheiro para outro item da festa; para amenizar esta situação, acrescente uma margem de erro de 20%. A desvantagem dos subtotais é você determinar um valor errado para aquele item da festa, por exemplo: você determina R$ 500,00 para os convites e quando você pede o orçamento na verdade vai custar R$ 610,00; mas este tipo de situação tem como amenizar também, de 2 a 3 meses (caso queira reservar uma quantia) peça orçamento de tudo e acrescente uma margem de erro de 10%.

Continuando, agora você tem tempo e um orçamento determinado. Está faltando o tema ou enredo ou clima, alguma referência para a festa que você está organizando. A melhor maneira de deixar as ideias surgirem é simplesmente deixá-las fluírem. Sendo assim, é essencial ter perto de você lápis e papel ou um gravador (este é um acessório para as almas criativas que não tem hora nem lugar). Anote todas as idéias que você tiver, vai deixando fluir sem sequência detalhes como tema, enfeites, decoração, música, convite, convidados, buffet, bolo, doces, centro de mesa, animadores, brinquedos, ... Depois que as idéias e desejos surgirem, coloque ordem na bagunça.

A segunda dica é referente à data do evento. Você tem que estar atenta para a data, pois tem que verificar se tem outras pessoas próximas ou do mesmo círculo que você tem interesse em festejar na mesma época. Esta dica às vezes acompanha a sétima dica, porque se o local do evento for muito concorrido ou você prefere reservar o locar e ou fazer o pagamento parcelado, isto tem quer ser feito com antecedência. Portanto determine e reserve a data do seu evento. Observação: Caso seja você quem irá fazer os enfeites, os centros de mesa e as lembrancinhas, AGORA É A HORA DE COMEÇAR A PREPARAR! 

A terceira dica é determinar uma data prévia para a distribuição dos convites, você precisa começar a distribuição pelo menos três semanas antes do evento. Distribuição de convites muito próximo à data do evento, pode passar ao seu convidado à falsa impressão de que foi convidado de última hora.

A quarta dica é organizar a lista de convidados com riqueza de detalhes. Eu explico, faça a sua lista baseada por convite, isto é, em cada convite a ser distribuído, informe ao lado o número de mulheres (incluindo babás), de homens e crianças (separando menino de menina e faixa etária). Com esta lista, você resolve diversos problemas: pelo número de homens, você resolve a questão da bebida alcoólica; pelo número de mulheres, você resolve a questão dos doces; pela quantidade de crianças, pelo sexo e faixa etária, você resolve o problemas das lembrancinhas, dos brinquedos, das guloseimas e junto com as mulheres, a quantidade de refrigerante, água e suco. UFA! Já deu uma adiantada. Agora, feche o número de convidados (leia a quinta dica) e o número de convites.

A quinta dica é convidar um número maior de pessoas do que o esperado. Eu explico, não feche a conta de convidados certinha, isto é, festa para 100 pessoas, chame no mínimo 50 pessoas a mais. Porque seus convidados são mortais como nós e sempre tem os imprevistos de última hora ou a mudança de planos. Este cuidado é para evitar o gasto de dinheiro desnecessário e ficar com a sua festa vazia.

A sexta dica é determinar o tema do evento, cores e estilo. Use um pronto ou invente um ou não determine nada e siga o conselho "... deixa a vida me levar, vida leva eu ..."

A sétima dica é escolher o local do evento. São infinitas as possibilidades. Só você pode determinar onde. Escolha o lugar que ofereça o melhor custo benefício, isso inclui a sua casa, o salão de festas, a escola, um parque, uma praça ... São várias as possibilidades. Se você optou por uma casa de festas com buffet e decoração inclusos, praticamente seus assuntos pendentes se resolveram. Com exceção dos locais para eventos que não incluem dentro do pacote alguns itens básicos como bolo, docinhos, centro de mesa, lembrancinhas, bebida alcoólica, ...).

A oitava dica é determinar o horário do evento. Determinando este horário, você indiretamente está direcionado algum posicionamento em relação à alimentação. Quais suas opções de cardápio e de bebida. Lembrando que evento durante a semana, não é muito querido pelos convidados, pois no dia seguinte, tem trabalho; com exceção de festa na sexta-feira; e entre sábado e o domingo, melhor o sábado, pois os convidados irão descansar no domingo.

A nona dica é determinar se vai ter convite. E se tiver, de que tipo será. Ou se não tiver, como as pessoas serão convidadas. Está na moda o convite digital por e-mail ou as convocações para o evento por meio de ferramentas como o facebook; sobre este tipo de escolha prefiro não comentar, pois representa várias situações que variam de pessoa à pessoa. Eu, particularmente, não gosto. Gosto de detalhes e de delicadezas, o convite é um dos detalhes mais delicados e gentis que já dão uma dica de como será o evento. Em relação ao tema convite, não vou me estender, já que outros artigos comentei o assunto. Se for ter convite, agora é a hora você já pode encomendar.

• Atenção: outro dia recebi um convite onde a mãe especificava lojas para sugestões de presente. Fiquei horrorizada. É aniversário de criança e não um casamento. E não fazemos festa para cobrar, fazemos para festejar. Nem sempre ganhamos presentes bons ou aquilo que queremos, mas é assim. As pessoas são chamadas para comemorar. 
• Uma sugestão, se o seu filho ganhou um presente que te deixou indignada, o melhor que se pode fazer, é não convidar a pessoa no próximo evento ou conversar abertamente, ou deixar pra lá; eu atualmente, deixo pra lá ou coloco à venda em brechó, caso não seja possível a troca. 
• Tenho um pensamento certo sobre presentes que nos chocam: quando a pessoa tem dinheiro e dá porcaria, é porque é pão duro e não quer gastar nada; quando não tem dinheiro e dá porcaria, é porque não pode ou não teve gosto; quando não dá presente e mesmo assim vai para a festa e conta uma estorinha para justificar, é muita cara de pau. Enfim, cada um sabe de si.

A décima dica é determinar a quantidade de bebida e de comida para seu evento e como será o fornecimento. Mas um detalhe muito importante é não fazer a conta exata. É melhor sobrar do que faltar. Até porque se faltar, vai estragar a festa, as pessoas começam a comentar, algumas vão embora. Porquê estragar um momento tão bonito. Agora se sobrar, ninguém tem o que falar, só resta elogiar. Contudo, tem que sobrar porque tem demais e não porque está ruim. Determinar, caso não haja buffet contratado, as pessoas responsáveis pela cozinha, como será a distribuição de funções e a louça a ser utilizada.

A décima primeira dica, chegou a hora de encomendar o bolo e os docinhos (leia o artigo sobre este assunto). Para agradar suas convidadas formiguinhas de plantão, duas soluções:

• distribuir saquinhos de celofane para a mulherada encher e levar para a casa; 
• uma solução mais personalizada é a quentinha de 500ml com o tema da festa, coloque um docinho de cada e distribua da seguinte forma, uma quentinha por mesa ou faça como lembrancinha. Já vi como lembrancinha e conforme o meu artigo, sobre lembrancinhas descartáveis, está depois vai para o lixo, mas fica uma gracinha.

A décima segunda dica é planejar a decoração do salão ou do local e contratar. Quando se fala em organização, é importante fazer uma relação de tudo que terá de ser comprado e/ou encomendando e à medida que for sendo comprado, dar baixa na lista de pendências da festa. Geralmente, costumo fazer várias listas, sendo que numa anoto tudo que será necessário comprar e ou encomendar e se já está separado; depois faço listas separadas onde anoto tudo que será utilizado e encomendado por setor, para:

• mesa do bolo e dos doces;
• mesa de frios;
• decoração do salão, incluindo a mesa dos convidados;
• identidade visual;
• locação de louças;
• locação de móveis, mesas e cadeiras, brinquedos;
• lembrancinhas;
• trem de lanches, ultimamente está meio ultrapassado;
• buffet;
• bebida;
• brinquedos;
• som;
• fotografia;
• filmagem;
• animação.

Se é você que está organizando, desenhe num papel (faça um croqui) e faça uma esquema: 

• onde ficaram as mesas de convidados, o número de cadeiras e anote como será a arrumação da mesa dos convidados, incluindo o centro de mesa (leia o artigo sobre centro de mesa); 
• desenhe a arrumação da mesa do bolo; 
• e, se for o caso, agora é a hora de contratar a decoração de balões, fazer a locação de painéis, móveis e tendas (cuidado com a chuva) - determinar onde ficará cada coisa;
• sendo um aniversário infantil, providenciar a caixa de presente temática - você pode fazer ou alugar (a FESTA X faz a locação; mas seja qual for a sua opção, se você não tiver o serviço de recepcionista de presentes, coloque a caixa de frente para a mesa onde fica a sua família ou alguém de sua confiança);  
• encomendar se for o caso, a ornamentação com flores;
• encomendar as lembrancinhas e determinar em que local do salão ficarão expostas, e caso você não tenha o serviço de monitora de lembrancinhas, coloque as mesmas num local de visibilidade, mas de difícil acesso; 
• contratar o entretenimento da criançada;
• contratar o som e a iluminação da festa;
• contratar fotografia e filmagem;
• determinar que pessoa de sua confiança será encarregada de receber os profissionais e realizar os pagamentos;
• se você não estiver no local para orientar e organizar a decoração, escolha uma pessoa de sua confiança que não irá decepcioná-la;
• determinar a decoração e o encarregado da manutenção dos banheiros (como convidada acho muito ruim entrar num banheiro e encontrar aquele chão melado e a pilha de papel sujo na lata de lixo caindo no chão).

A décima terceira dica, fique atenta aos prazos de contratação e de locação, não deixe para contratar perto do evento, dependendo do serviço, pelo menos quatro meses antes, caso contrário, talvez não encontre o profissional que deseja disponível.

A décima quarta dica, se você achar que já fez muito e de que não vai dar conta de montar e montar a mesa do tema, fale com a Festa X DECOR, montamos e desmontamos a mesa e ainda fica com ares de mesa decorada por profissional.

A penúltima dica é ligar para todos os profissionais, fornecedores e pessoas contratadas duas semanas antes para checar e confirmar tudo.

A última dica é cuidar da sua beleza e de sua família para todos estarem bonitos no dia do evento e antes de entrar no salão faça como os famosos, REZE ANTES DE PISAR NO PALCO.

Bom show e excelente festa para todos!

P.S. fiquei cansada, é muito coisa para organizar e detalhe para pensar...

beijos, Roberta Dias e ótima festa!!!!

Gostou deste post? Curta! Compartilhe!

Siga-nos por e-mail, instagram, google+, youtube e twitter

e fique por dentro das novidades!

Você gosta de festas personalizadas lindas, organizadas, práticas e inteligentes?

Conheça a Festa X DECOR.

Para Planejamento de eventos, decoração, assessoria; Locação de peças decorativas e Design:

e-mail para festaxdecor@gmail.com.